At afholde konference kan være en stor mundfuld, da det kræver en god planlægning og koordinering, for at få dagen til at løbe problemfrit. Der er mange vigtige detaljer som skal falde på plads, hvorfor det kan være en fordel at få hjælp af et eventbureau. I denne guide vil der komme fem gode råd til hvordan afholder en succesfuld konference.
Planlægning
Start med at lægge en klar plan for formål og mål med konferencen – her kan et eventbureau hjælpe dig med gode idéer. I kan sammen have en professionel dialog, om hvad du ønsker at opnå med konferencen, samt hvilken målgruppe der er tiltænkt. Sørg for at få lavet en detaljeret tidsplan og et budget, så alle har klare retningslinjer at arbejde ud fra.
Lokation
Når du skal vælge lokation til din konference, er det vigtigt at tænke over antallet af deltagere stedet skal kunne rumme, om der er passede faciliteter og hvordan transportmulighederne til stedet er.
Program
Til konferencen er det vigtigt at der er lagt et program som er interessant og varieret. Sørg for at der er en god blanding af taler, workshops og underholdning – ligeledes at der i programmet er plads til pauser, spørgsmål og at interagere med hinanden. Et eventbureau vil kunne hjælpe med at sammensætte det perfekte program, til netop din konference.
Markedsføring
Det er vigtigt at informationerne om konferencen når ud til den rette målgruppe. Sørg for at markedsføre konferencen på sociale medier, i nyhedsbreve eller som annoncer, så alle relevante får muligheden for at deltage. Det kan være en idé at lægge en strategi for din markedsføring, så du når ud til flest mulige.
Alt det praktiske
Inden konferencen er det vigtigt at der er styr på alle de praktiske detaljer – overnatningsmuligheder, servering af mad, teknik m.m. Alt dette kan et eventbureau hjælpe dig med at holde styr på.
Seneste kommentarer