Når manuelle arbejdsgange kan automatiseres med AI

Hvis du sidder i et team, hvor en lille håndfuld opgaver vender tilbage hver eneste uge, så er det dem, der er værd at kigge på først. Ikke det smarte. Ikke det nye værktøj på forsiden af en blogartikel. De gentagne, lidt kedelige opgaver, der ligger og venter mandag morgen.

Det er der, AI-automation som regel batter mest. Ikke fordi teknikken er imponerende, men fordi den fjerner noget, ingen rigtig vil sidde og lave alligevel.

Start med en ærlig kortlægning

Tag et tilbageblik på en typisk arbejdsuge. Hvor mange gange flytter nogen oplysninger fra en mail ind i et regneark? Hvor mange gange skriver to medarbejdere det samme svar til en kunde, fordi ingen har lavet en skabelon? Hvor mange referater, statusmails og ugentlige rapporter samler folk ind manuelt, selvom dataene allerede ligger et sted i et system?

Det er sjældent én stor opgave, der koster tid. Det er fyrre små, der lægger sig oven på hinanden.

Når man begynder at kortlægge det, sker der typisk to ting. For det første finder man ud af, at flere afdelinger laver næsten det samme, uden at vide det. For det andet finder man ud af, at en del af de manuelle skridt allerede kunne være væk, hvis nogen havde haft tid til at sætte sig ned med det. Og det er ofte der, AI kommer ind. Ikke som en magisk knap, men som en måde at samle nogle skridt, der i forvejen burde være samlet.

Et lille eksempel fra en mandag morgen

En medarbejder bruger måske tyve minutter om morgenen på at samle status fra fire forskellige kanaler. Mail, et projektværktøj, en delt mappe og en chat. Det er ikke svært arbejde, men det er gentaget arbejde. Med en automation, der trækker fra de samme fire steder og afleverer en kort opsummering, bliver den opgave til to minutters læsning og en hurtig beslutning. Det er der, kalenderen ændrer sig.

Det vigtigste er at vælge en opgave, hvor man kan se gevinsten i hverdagen. Ikke i et regneark. Hvis kollegaerne kan mærke, at noget er blevet lettere mandag morgen, holder forandringen. Hvis den kun ses i et slide til ledelsen, gør den ikke.

Hvor starter man konkret?

For teams, der vil i gang med det, men har brug for at få det rigtige første skridt afdækket, kan hjælp til AI-automation af manuelle arbejdsgange være et naturligt sted at starte. Det vigtige er at finde den ene opgave, der gentages mange gange om ugen, og lade den bære projektet, før man begynder at tale om alt det andet.

Ikke alle opgaver skal automatiseres. Men de fleste teams har to eller tre, hvor besværet ved at lade være er større end besværet ved at komme i gang.